Під час воєнного стану військовий облік перестав бути другорядною кадровою процедурою. Якщо ще кілька років тому багато підприємств приділяли цьому питанню мінімальну увагу, то сьогодні ситуація кардинально змінилася. Територіальні центри комплектування та соціальної підтримки значно активізували перевірки, а недоліки у веденні військового обліку дедалі частіше стають підставою для притягнення посадових осіб до адміністративної відповідальності.

Практика адвокатів ASAP Lawyers свідчить, що більшість проблем виникає не через складність законодавства, а через неправильну організацію внутрішніх процесів. На багатьох підприємствах військовий облік досі сприймають як формальність: достатньо видати наказ про призначення відповідальної особи, зібрати копії військово-облікових документів і чекати перевірки. Насправді цього давно недостатньо.

Військовий облік — це обов'язок кожного роботодавця

Обов'язок організувати та вести військовий облік встановлений Законом України «Про військовий обов'язок і військову службу» та Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів.

Ці вимоги поширюються практично на всі підприємства, установи та організації незалежно від форми власності. Виняток становлять лише фізичні особи-підприємці.

На практиці це означає, що роботодавець повинен забезпечити повний цикл ведення військового обліку:

• перевіряти військово-облікові документи під час прийняття працівників;
• вести персональний військовий облік;
• повідомляти ТЦК та СП про визначені законодавством кадрові зміни;
• проводити звіряння облікових даних;
• належним чином оформлювати та зберігати документацію;
• виконувати законні вимоги та розпорядження ТЦК та СП.

Саме тому військовий облік давно став повноцінною частиною кадрового адміністрування, а не окремою технічною функцією.

Хто відповідає за військовий облік

Одне з найпоширеніших питань, яке ставлять керівники бізнесу, — хто саме повинен займатися військовим обліком.

Чинне законодавство не встановлює конкретної посади. Організацію військового обліку забезпечує керівник підприємства, який своїм наказом визначає відповідальну особу.

Найчастіше такі функції виконують:

• працівники кадрової служби або HR-відділу;
• працівник, який веде кадровий облік;
• бухгалтер (переважно у невеликих компаніях).

Водночас саме останній варіант нерідко створює проблеми. Бухгалтерія відповідає за фінансовий облік, тоді як військовий облік безпосередньо пов'язаний із кадровими процесами, які постійно змінюються.

Окремо слід пам'ятати, що працівнику, на якого покладаються ці обов'язки, законодавство передбачає встановлення доплати — до 50% посадового окладу.

Аутсорсинг не звільняє від відповідальності

Останнім часом усе більше компаній передають ведення військового обліку на аутсорсинг.

Для малого та середнього бізнесу це часто є оптимальним рішенням. Профільні консультанти допомагають правильно оформити документи, своєчасно реагують на зміни законодавства, проводять аудит документації та супроводжують перевірки.

Однак існує важливий нюанс.

Передача функцій зовнішнім спеціалістам не означає передачу відповідальності. На підприємстві все одно має бути визначена наказом відповідальна особа, а остаточна відповідальність за організацію військового обліку покладається на роботодавця.

Саме тому адвокати ASAP Lawyers рекомендують використовувати аутсорсинг як професійну підтримку, а не як спосіб повністю усунутися від виконання законодавчих вимог.

Які порушення найчастіше виявляють ТЦК та СП

Під час супроводу клієнтів адвокати ASAP Lawyers регулярно стикаються з типовими недоліками, які повторюються від підприємства до підприємства.

Серед найпоширеніших порушень:

• відсутність наказу про призначення відповідальної особи;
• неведення списків персонального військового обліку;
• несвоєчасне повідомлення ТЦК та СП про прийняття чи звільнення працівників;
• відсутність журналу результатів перевірок;
• непроведення звіряння військово-облікових даних;
• неналежне ознайомлення працівників із правилами військового обліку;
• невиконання законних вимог або розпоряджень ТЦК та СП.

При цьому варто розуміти, що перевірка не обмежується формальною наявністю документів.

Посадові особи ТЦК аналізують, чи ведеться військовий облік фактично: наскільки актуальними є дані, чи дотримуються строки повідомлення, чи правильно оформлена документація та чи виконує підприємство всі покладені на нього обов'язки.

Чим загрожують порушення

За порушення правил ведення військового обліку посадових осіб можуть притягнути до адміністративної відповідальності.

На сьогодні розмір штрафів становить від 34 000 до 59 500 гривень.

Втім, фінансові санкції — далеко не єдина проблема.

Практика показує, що після виявлення порушень підприємство нерідко потрапляє до зони підвищеної уваги ТЦК та СП. Повторні перевірки стають значно детальнішими, а будь-які нові недоліки можуть розцінюватися як системне невиконання вимог законодавства.

Саме тому усувати проблеми вже після перевірки майже завжди дорожче й складніше, ніж запобігти їм заздалегідь.

Чому внутрішній аудит необхідний кожному підприємству

Одним із найефективніших способів мінімізувати ризики є регулярний внутрішній аудит військового обліку.

Його доцільно проводити:

• після кожного прийняття чи звільнення працівника;
• після зміни військово-облікових даних;
• після отримання нових документів від працівника;
• перед плановими або позаплановими перевірками;
• не рідше одного разу на квартал навіть за відсутності кадрових змін.

Під час такого аудиту необхідно перевіряти не лише комплектність документів, а й відповідність інформації фактичним даним, правильність оформлення наказів, своєчасність повідомлення ТЦК та СП та загальний стан кадрової документації.

Саме такий підхід дозволяє виявити потенційні порушення ще до приходу перевіряючих.

Як підготуватися до перевірки

Підготовка до перевірки не повинна починатися після отримання повідомлення від ТЦК.

Ефективна система військового обліку передбачає постійну готовність підприємства.

Для цього варто:

• призначити відповідальну особу;
• затвердити внутрішній порядок ведення військового обліку;
• своєчасно перевіряти документи нових працівників;
• регулярно оновлювати персональні дані;
• проводити внутрішній аудит;
• оперативно реагувати на зміни законодавства.

Висновок

Військовий облік більше не можна розглядати як другорядну кадрову функцію. У сучасних умовах він став одним із ключових напрямів комплаєнсу для українського бізнесу.

Практика адвокатів ASAP Lawyers, які спеціалізуються на питаннях мобілізації, бронювання та військового законодавства, показує: більшість ризиків можна усунути ще до приходу перевірки. Саме тому наші фахівці не лише супроводжують підприємства під час перевірок ТЦК та СП, а й допомагають побудувати систему військового обліку, проводять комплексний аудит документації, виявляють потенційні порушення та розробляють алгоритми їх усунення.

Системний підхід до військового обліку сьогодні — це не лише виконання вимог законодавства. Це спосіб захистити бізнес від штрафів, уникнути зайвих конфліктів із контролюючими органами та забезпечити стабільну роботу підприємства навіть в умовах воєнного стану.